DATENSCHUTZHINWEISE FÜR VIDEOKONFERENZEN VIA MICROSOFT TEAMS

INHALT

1. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
2. Worum geht es?
3. Wie werden Ihre Daten beim Verwenden von Teams verarbeitet?
4. Wer erhält Ihre Daten?
5. Wann werden Ihre Daten gelöscht?
6. Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
7. Welche Rechte haben Sie, wenn es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht?
8. Änderung und Aktualisierung der Datenschutzhinweise.

Sie sind über einen Link auf diese Seite gekommen, weil wir die bevorstehenden Videokonferenz organisieren und somit verpflichtet sind, Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams (nachfolgend Teams genannt) zu informieren. Teams ist eine Software welche Besprechungen, Chats, Notizen und Anhänge miteinander kombiniert. Der Dienst ist in die Office-365-Office-Suite mit Microsoft Office und Skype/Skype for Business integriert. Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar:

1. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von, durch SeedForward GmbH organisierten, Videokonferenzen steht, ist:

SeedForward GmbH
Averdiekstr. 4
49078 Osnabrück
E-Mail: info[at]seedforward.de
Impressum: www.seedforward.de/impressum/

(nachfolgend auch „SeedForward GmbH“ oder „wir“)
Wir sind rechtlich nicht verpflichtet eine:n Datenschutzbeauftragte:n zu bestellen. Bei Fragen rund um den Datenschutz oder zum Schutz Ihrer Daten durch die SeedForward GmbH können Sie sich jederzeit wenden an:
E-Mail: datenschutz[at]seedforward.de

Hinweis: Sobald Sie die Internetseite von Teams aufrufen (Betätigen des Links in der Einladung), ist der Anbieter von „Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Der Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Teams herunterzuladen.

Wenn Sie die Teams-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Internetseite von Temas finden.

2. Worum geht es?

Wir nutzen die Kommunikationssoftware Microsoft Teams (nachfolgend Teams genannt) um Videokonferenzen durchzuführen.

3. Wie werden Ihre Daten beim Verwenden von Teams verarbeitet?

Bei der Nutzung von Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang dieser Daten hängt dabei unter anderem davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. während der Teilnahme an einer Videokonferenz machen.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Angaben zum Benutzer/zur Benutzerin (z.B. Vorname, Nachname, Benutzername, E-Mail-Adresse, Profilbild)
• Meeting-Metadaten (z.B. Thema, Beschreibung, Teilnehmer:innen-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen)
• Text-, Audio- und Videodaten: Während der Videokonferenz haben Sie ggf. die Möglichkeit die Chatfunktion zu nutzen. Die hierbei von Ihnen getätigten Texteingaben werden verarbeitet, um diese in der Videokonferenz anzuzeigen. Für die audiovisuelle Darstellung (Bild und Ton), werden die Mikrofon- und Videokamera-Daten Ihres Endgeräts oder eventuell verwendeter externer Komponenten für die Dauer der Videokonferenz verarbeitet. Sie können die Kamera sowie das Mikrofon jederzeit selbst in Teams ab- bzw. stummstellen.

Wir verwenden Teams lediglich als Plattform zur Durchführung von Videokonferenzen. Während der Videokonferenz finden durch uns weder Ton- oder Videoaufzeichnungen noch werden Chatinhalte protokolliert.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der SeedForward GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Videokonferenzen.

Soweit die Videokonferenz zur Erfüllung eines Vertrags erfolgt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Wer erhält Ihre Daten?

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Videokonferenzen wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kund:innen, Interessent:innen oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen der Vertragserfüllung notwendig ist.

5. Wann werden Ihre Daten gelöscht?

Werden die in diesen Hinweisen genannten Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt, werden diese gelöscht. Etwas anderes gilt nur dann, wenn ihre – befristete – Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken erforderlich ist.

6. Werden Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. Microsoft Teams ist ein Kollaborationstool, welches auch eine Videokonferenzfunktion beinhaltet. Microsoft Office ist eine Software der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA.

Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365, für welches ein Nutzer:innenkonto erstellt werden muss. Gleichfalls behält sich Microsoft vor Kund:innendaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Dies stellt für die Nutzenden von Microsoft Teams ein Datenschutz-Risiko dar. Wir haben mit dem Anbieter Microsoft Datenschutzvereinbarungen und EU-Standardverträge abgeschlossen, um ein Mindestmaß an Datenschutz zu garantieren. Beachten Sie bitte, dass wir auf die Datenverarbeitungen von Microsoft keinen Einfluss haben. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von Microsoft verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines/einer Datenverantwortlichen.

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch Microsoft Teams erhalten Sie in den Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und Microsoft Teams unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten. Microsoft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA. EU –Standardverträge mit Microsoft zu Office 365 und Teams sind abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren. Die EU-Standardvertragsklauseln können Sie unter https://eur- lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:039:0005:0018:DE:PDF abrufen.

7. Welche Rechte haben Sie, wenn es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht?

Sie haben gegenüber der SeedForward GmbH folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft
Recht auf Berichtigung oder Löschung
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit
Recht auf Widerruf von erteilten Einwilligungen

7.1 Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten von der SeedForward GmbH nicht mehr verarbeitet. Es sei denn, diese kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung

In Einzelfällen verarbeitet die SeedForward GmbH Ihre personenbezogenen Daten für Direktwerbung. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so wird die SeedForward GmbH Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

SeedForward GmbH
Averdiekstr. 4
49078 Osnabrück
E-Mail: info[at]seedforward.de

Ihnen steht im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten außerdem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde für Datenschutz zu:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 120-450
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

8. Änderung und Aktualisierung der Datenschutzhinweise

Falls Sie bereits Kund:in der SeedForward GmbH sind, dann werden Ihre Daten auch im Rahmen Ihrer Geschäftsbeziehung mit der SeedForward GmbH verarbeitet. Informationen dazu finden Sie in den Datenschutzhinweisen.

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzhinweise zu informieren. Wir passen die Datenschutzhinweise an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

Sofern wir in diesen Datenschutzhinweisen Adressen und Kontaktinformationen von Unternehmen und Organisationen angeben, bitten wir zu beachten, dass die Adressen sich über die Zeit ändern können und bitten die Angaben vor Kontaktaufnahme zu prüfen.

Stand: April 2023